국제 학술행사의 이면, 반복되는 메일과의 소리 없는 전쟁

대규모 국제학술대회를 앞둔 사무국 기획운영팀의 책상은 대개 두 종류의 서류로 가득합니다. 하나는 세계적인 석학들의 강연과 세션 배치도이고, 다른 하나는 전 세계에서 쏟아지는 수백 통의 문의 메일입니다. 2026년 대전에서 개최를 앞둔 제72회 세계식육과학기술학회(ICoMST 2026)와 같은 글로벌 행사는 그 규모만큼이나 운영팀이 감당해야 할 소통의 무게도 상당합니다.

행사 준비가 정점으로 치닫는 시기, 운영 인력은 정작 중요한 연사 의전이나 행사장 안전 점검보다 단순 반복적인 질문에 답하느라 시간을 보내곤 합니다. “등록 확인 메일이 오지 않았습니다”, “학술대회 장소인 대전컨벤션센터(DCC)까지 어떻게 가나요?”, “비자 발급을 위한 초청장이 필요합니다”와 같은 질문들은 형태만 다를 뿐 매일같이 반복됩니다. 특히 해외 참가자들과의 시차 문제로 인해, 한국의 운영팀이 퇴근한 밤 사이 쌓인 수십 통의 영문 문의는 다음 날 아침 업무 효율을 저해하는 병목 구간이 됩니다.

글로벌 컨퍼런스 운영의 병목, 다국어 대응과 정보의 일관성

ICoMST 2026은 전 세계 식육 과학 분야의 전문가 1,000여 명이 모이는 권위 있는 자리인 만큼, 정보 제공의 정확성과 신속성이 대회의 첫인상을 결정합니다. 하지만 운영 인력이 실시간으로 모든 시차의 문의에 대응하기란 물리적으로 불가능에 가깝습니다. 답변이 늦어지면 참가자들은 불안감을 느끼고, 이는 사무국으로의 중복 문의나 전화로 이어져 운영팀의 업무 부하를 더욱 가중시키는 악순환을 만듭니다.

이러한 운영 현장의 문제를 해결하기 위해 도입되는 서비스가 바로 사이드톡(Sidetalk AI chatbot)입니다. 사이드톡은 AI 챗봇을 기반으로 고객 상담을 자동화하여, 반복되는 문의를 사람 대신 즉각적으로 처리하는 서비스입니다. 특히 다국어 대응이 필수적인 국제학술대회에서 사이드톡은 운영진이 핵심적인 기획 업무에 집중할 수 있도록 돕는 역할을 수행합니다.

대전광역시 보도자료: 제72회 세계식육과학기술학회 개최 업무협약 체결에서 볼 수 있듯이, 2026년 8월 대전에서 열리는 이번 학회는 초록 접수부터 등록, 숙박 안내에 이르기까지 안내해야 할 정보의 양이 방대합니다. 사이드톡 AI 챗봇은 이러한 공식 정보를 학습하여, 사용자가 어느 국가에서 접속하든 관계없이 해당 언어로 일관된 안내를 제공합니다.

사이드톡 AI 챗봇이 바꾸는 국제행사 상담의 장면

사이드톡이 도입된 학술대회 운영 현장에서는 문의 응대의 흐름이 이전과 다르게 전개됩니다. 운영진이 직접 메일을 열어보기 전, 이미 상당수의 질문이 AI 단계에서 정리되기 때문입니다.

예를 들어, 해외 연구자가 비자 신청을 위해 초청장 양식을 묻는 상황을 가정해 보겠습니다. 과거에는 담당자가 메일을 확인하고 양식을 첨부해 답장을 보내는 데 최소 몇 시간에서 길게는 하루 이상이 소요되었습니다. 하지만 사이드톡 AI 챗봇을 활용하면, 연구자가 챗봇에 “How can I get an invitation letter for visa?”라고 묻는 즉시 공식 가이드와 서류 다운로드 링크를 제공받을 수 있습니다. 운영진은 나중에 챗봇이 해결하지 못한 특수한 사례나 복잡한 행정 절차에 대해서만 사후 대응을 하면 됩니다.

또한, 대전컨벤션센터 인근 숙박 시설이나 대전역에서의 교통편 안내와 같은 정보성 질문도 사이드톡이 자동으로 처리합니다. 야간 시간대나 주말에도 참가자들은 기다림 없이 정보를 얻을 수 있으며, 운영팀은 출근 후 확인해야 할 미처리 문의가 줄어든 환경에서 더 생산적인 업무에 매진할 수 있습니다.

기술이 운영의 본질을 지탱하는 방식

고객 상담 자동화는 단순히 인건비를 줄이는 수단이 아닙니다. 그것은 조직이 가장 중요한 가치, 즉 행사의 질적 수준을 높이는 일에 역량을 집중할 수 있도록 환경을 조성하는 일입니다. ICoMST 2026과 같은 대규모 학술대회에서 운영진의 시간이 반복적인 질문 답변에 소모되는 것은 단순한 업무 과중을 넘어, 행사의 전체적인 완성도를 저해하는 요인이 될 수 있습니다.

사이드톡은 인공지능 기술을 통해 운영팀의 업무 부담을 덜고, 참가자들에게는 더 빠른 정보를 제공함으로써 행사 운영의 신뢰도를 높입니다. 사람만이 할 수 있는 세밀한 현장 운영과 AI가 잘하는 반복 문의 응대 자동화가 적절히 결합될 때, 비로소 글로벌 표준에 걸맞은 행사 운영 체계가 완성됩니다.

문의 응대의 디지털 전환은 이제 선택의 영역을 지나 실무 현장의 안정성을 담보하는 중요한 전략이 되었습니다. 우리 조직의 운영 환경에 맞는 자동화 체계를 고민하고 있다면, 사이드톡 공식 홈페이지를 통해 실제 상담 자동화의 흐름을 확인해 보시기 바랍니다.

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